El método directo de las cuentas incobrables para efectos fiscales

Las cuentas incobrables son aquellas facturas que no se han podido cobrar a los clientes. Se pueden evitar mediante el seguimiento y la gestión de las cuentas por cobrar, así como también mediante el establecimiento de políticas de cobranza eficientes. Las cuentas incobrables pueden ser deducibles del impuesto sobre la renta siempre que se cumplan ciertos requisitos.

El decreto 10-2012 en su artículo 20 establece que son deducibles las cuentas incobrables, para las cuales se justifique tal calificación, que se originen exclusivamente de operaciones del giro habitual del negocio y únicamente por operaciones realizadas con sus clientes, sin incluir créditos fiscales o préstamos a funcionarios y empleados.

Existen dos métodos de deducción, el método directo y el método de reserva. En este artículo solamente vamos a profundizar sobre el método de deducción directa. Es importante tomar en cuenta que al elegir un método solamente puede ser cambiado con autorización expresa y previa de la Administración Tributaria y sólo en los casos que se justifique la necesidad del cambio. En los casos que se autorice el cambio, éste tendrá efecto en el período de liquidación definitiva anual inmediato siguiente a aquél de su autorización.

¿Cuál es el método de deducción directa de cuentas incobrables?

En términos sencillos es la deducción directa de la renta bruta de cada deuda que se califique justificadamente como incobrable, una vez que se hayan llevado a cabo los requerimientos de cobro correspondientes o los procedimientos judiciales. Las cuentas incobrables pueden afectar negativamente su negocio y su flujo de efectivo. Imagine que emitió una factura un cliente por valor de diez mil quetzales (Q10,000.00) y a pesar de todas las gestiones de cobro por más de un año no ha recibido el pago.

¿Cómo hacer deducible el gasto de Cuenta incobrable?

Para que la cuenta incobrable se pueda soportar correctamente ante una Auditoria de la Administración Tributaria es importante tener los requerimientos fehacientes de cobro.

La cobranza administrativa es un proceso esencial para cualquier negocio. Asegura que se recuperan los fondos de manera eficiente y efectiva, y evita que los clientes se retrasen en sus pagos.

Requerir el pago de cuentas pendientes de forma fidedigna y diligente es el requerimiento fidedigno de cobro.

Un buen sistema de gestión de cobranza administrativa es fundamental para documentar todo el proceso de cobro, pero cuando las cosas no salen como esperamos, aparecen las cuentas incobrables que se pueden convertir en gasto y deducible del impuesto sobre la renta siempre que documentemos todo el proceso.

Este proceso de se puede documentar con los siguientes documentos o acciones:

a. Cartas o notas de requerimiento de cobro de la deuda debidamente identificada y los montos requeridos de pago, con aviso o constancia de recepción, donde conste la fecha y hora de su entrega, dando certeza razonable de que se entregó al deudor, fiador si lo hubiere. Dichas cartas o notas podrán ser enviadas por el propio contribuyente o por un tercero que preste servicios de cobranza.

b. Cartas, notas y acta de requerimiento de cobro elaboradas por Notario

c. Correos a la dirección electrónica del deudor con aviso o constancia de recepción de entrega de la fecha y hora, que demuestre que la notificación o requerimiento de cobro fueron recibidos o entregados en la dirección electrónica del deudor o fiador, si lo hubiere, y que identifique el origen y monto de la deuda. Los documentos citados deberán archivarse en la carpeta de la cuenta corriente que debe llevar el contribuyente de sus clientes deudores.

d. Sistemas de cobranza por medio de call center o centros de llamadas, propios o contratados, que realicen requerimientos de cobro a deudores, los cuales dejen documentado en el historial de llamadas que efectivamente fue intentada la cobranza haciendo uso de software especializado, que permita una adecuada fiscalización y pueda originar reportes para documentar los requerimientos necesarios para validar los intentos de cobro efectuados.

e. Procedimientos establecidos judicialmente

Al haber realizar procedimiento de cobranza administrativo evidenciamos en cualquier auditoria de la Administración Tributaria que la deuda fue dada a conocer al cliente lo cual es importante para que este gasto no tenga contingencia fiscal.

Hay que recalcar que los procedimientos de cobro deben llevarse a cabo antes de que opere la prescripción de la deuda.

¿Cuándo prescribe una deuda?

Según el Código civil la acción de cualquier comerciante para cobrar el precio de los objetos vendidos prescribe en dos años. La prescripción corre desde el día en que el acreedor puede exigir el pago.

¿Qué pasa sino documento correctamente las cuentas incobrables?

En el ejemplo anterior que ha vendido a su cliente un producto por la cantidad de diez mil quetzales (Q. 10,000.00), El equipo contable lo tiene contabilizado en una cuenta de activo denominada “Clientes Varios” y tiene la instrucción de gerencia de rebajar el saldo de diez mil quetzales por considerarla incobrable. En una posible revisión de la Administración Tributaria puede tipificar dicho gasto como no deducible por no estar respaldado dicho ajuste con la documentación legal correspondiente. Cabe recalcar que el decreto 10-2012 establece que son gastos deducibles las cuentas incobrables justificadas. Lo cual justificamos realizando todo el procedimiento de Cobros indicados en párrafos anteriores. Sino se cumple el procedimiento será mas complicado justificar la naturaleza del gasto lo cual puede provocar ajustes fiscales no deseados.

¿Qué pasa si recupero una cuenta incobrable?

En el año 1 usted declaró gasto deducible la cuenta incobrable debidamente documentada, pero sucede que en el año 2 su cliente voluntariamente le paga total o parcialmente el valor ya incluido como cuenta incobrable. Para este efecto debe incluir dicho pago como ingreso gravado en el periodo de liquidación en que ocurra la recuperación.

No podemos evitar que las Autoridades fiscales inicien una auditoria, pero si llevamos excelentes controles, el riesgo se puede minimizar, acá dejo 8 consejos para manejar más eficientemente la contabilidad e impuestos de su empresa

1) Mantener una adecuada administración de los gastos

2) Asegurarse de que los gastos estén debidamente justificados

3) Revisar los estados financieros mensualmente

4) Tomar acciones correctivas a tiempo en caso de detectar errores

5) Mantener una buena comunicación con sus asesores fiscales

6) Realizar una auditoría anual de los gastos

7) Guardar todos los documentos de respaldo de los gastos

8) No mezclar los gastos personales con los gastos deducibles de impuestos

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Jeovany Vesco - Asesor Fiscal

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